Archivordnung für die Gemeinde Hollenstein an der Ybbs:

 

Präambel:

 

„Die Gemeinde Hollenstein an der Ybbs errichtet im Bewusstsein ihres kulturellen Auftrages für die Bewahrung, Auswertung und Dokumentation des Lebens der Gemeinde und seiner Bewohner ein Gemeindearchiv. Die Gemeinde trägt damit dazu bei, dass das Bewusstsein für die Zeugnisse der Vergangenheit wegen ihrer rechtlichen, volkskundlichen und wissenschaftlichen Bedeutung auch für die Zukunft erhalten bleibt“.

 

§ 1: Einrichtung und Zuständigkeit des Gemeindearchivs sowie der Geltungsbereich der Archivordnung:

 

(1)   Die Gemeinde Hollenstein an der Ybbs (kurz: Hollenstein) errichtet ein Gemeindearchiv, das Archivgut der Gemeinde Hollenstein sowie alles andere Archivgut im Eigentum der Gemeinde beinhaltet. Alle im Gemeindearchiv gelagerten archivwürdigen Unterlagen sind mit Ausnahme der Deposita Alleineigentum der Gemeinde Hollenstein und unveräußerlich.

(2)   Im Bereich der Gemeinde Hollenstein ist das Gemeindearchiv die einzige Organisation die für die Archivierung des Archivgutes der Gemeinde zuständig ist. Der Sitz des Archivs ist im Gemeindeamt von Hollenstein an der Ybbs in Niederösterreich. Jede Ortsveränderung von Archivgut der Gemeinde bedarf der Genehmigung des Bürgermeisters nach Anhörung des Gemeindearchivars. Das Archivgut muss für die Dauer des Ortswechsels angemessen versichert sein und darf nur in einer Weise benutzt werden, die dem Archivgut nicht abträglich ist.

(3)   Das Gemeindearchiv handelt in seinem Bereich durch sein bestelltes Organ, den Gemeindearchivar.

(4)   Die Grundsätze der Archivierung, Sicherung und Nutzung des Archivgutes der Gemeinde Hollenstein sind unbeschadet des Denkmalschutzgesetzes und des Datenschutzgesetzes sowie aller anderen gesetzlichen Regelungen in dieser Ordnung geregelt.

(5)   Der Gemeinderat setzt mit Beschluss diese Archivordnung, die nur für das im Besitz der Gemeinde stehende Archivgut und allfällige Deposita im Gemeindearchiv gilt, in Kraft oder hebt sie auf.

(6)   Mit der Erlassung eines Archivgesetzes des Landes Niederösterreich, das auch die Gemeindearchive regelt, tritt diese Ordnung automatisch außer Kraft.

(7)   Erlischt die Gemeinde als Rechtspersönlichkeit oder löst die Gemeinde das Archiv auf, fällt das Archivgut in das Eigentum des Bundeslandes Niederösterreich und wird dem Niederösterreichischen Landesarchiv übergeben.

 

§ 2: Begriffsbestimmungen:

 

1.     Gemeindearchiv: Das ist eine Einrichtung, deren ausschließliche oder überwiegende Tätigkeit in der Archivierung von archivwürdigen Unterlagen im Besitz der Gemeinde liegt.

 

2.     Archivierung: Das ist eine Tätigkeit im öffentlichen Interesse, die das Erfassen, Übernehmen, dauernde Verwahren oder Speichern sowie das Erhalten, Instandsetzen, Ordnen, Erschließen, Verwerten und Nutzbarmachen von archivwürdigen Unterlagen umfasst. Die Archivierung umfasst auch die Verarbeitung von Daten, insbesondere auch von sensiblen Daten im Sinne des § 4 Z.2 Datenschutzgesetzes 2000 zum Zweck der Erfüllung der in dieser Ordnung geregelten Angelegenheiten.

 

3.     Archivwürdigkeit: Das sind alle Unterlagen, die

 

a. aufgrund von Rechtsvorschriften dauernd aufzubewahren sind,

b. die für die geordnete Fortführung der Verwaltung benötigt werden,

c. der wissenschaftlichen, volkskundlichen oder volkskulturellen Forschung dienen,

d. zur Sicherung berechtigter Interessen Betroffener, deren Rechtsnachfolger oder Dritter benötigt werden oder

e. für das Verständnis der Geschichte, Gegenwart, Volkskunde und Volkskultur der Gemeinde Hollenstein dienen.

 

4.     Alle archivwürdigen Unterlagen bezeichnet diese Ordnung als Archivgut.

5.     Unterlagen: Das sind alle aufgezeichneten Informationen, wie Bild-, Schrift- und Tonaufzeichnungen, unabhängig vom Informationsträger sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Information, deren Nutzung und Auswertung notwendig sind.

6.     Schutzfrist: Das ist die Frist während die Benutzung aller Unterlagen in der Registratur und im Archiv nur für die zuständigen Mitglieder der Gemeindeverwaltung sowie die die Unterlagen betreffenden Personen erlaubt ist.

7.     Registratur der Gemeinde Hollenstein: Das sind alle Unterlagen, die bei der Gemeindeverwaltung und ihren Dienststellen anfallen und die für die dauernde Verwaltungstätigkeit benötigt werden. Für sie gelten neben dem Datenschutz- und Denkmalschutzgesetz auch die Sperrfristen dieser Archivordnung.

 

§ 3: Die Aufgaben des Gemeindearchivs und seiner Organe:

 

(1)  Gemäß § 1 (2) dieser Ordnung übernimmt der Gemeindearchivar die Aufgaben der Führung des Gemeindearchivs unter Aufsicht des zuständigen Amtsleiters in Hinsicht der Verwaltung und des Kulturausschusses hinsichtlich aller anderen Aufgaben.

(2)  Diese Aufgaben im Bereich der Archivierung sind:

 

a. Das Feststellen von archivwürdigen Unterlagen im Bereich der Gemeinde Hollenstein an der Ybbs.

 

b. Die Prüfung der Archivwürdigkeit aller abgegebenen Unterlagen der Gemeindeverwaltung sowie die Aufnahme ins Archiv.

 

c. Sicherstellung der dauernden Aufbewahrung durch geeignete technische, konservatorische und organisatorische Maßnahmen sowie der Schutz vor unbefugter Benutzung, Vernichtung, Veränderung oder Beschädigung.

 

d. Nutzbarmachung (Ordnen) der archivwürdigen Unterlagen der Gemeinde Hollenstein sowie die Erschließung desselben durch geeignete Findmittel.

 

(3) Zusammen mit dem Kulturausschuss ist der Gemeindearchivar bei der Pflege der Ortsgeschichte, der Volkskunde und Volkskultur den Gemeindeorganen, den Gemeindebürgern und allen Forschern im Rahmen seiner Möglichkeiten behilflich. Der Gemeindearchivar unterstützt sie bei der Suche nach Information in den Beständen des Gemeindearchivs und gibt Hinweise aufgrund der Fragen im Bereich der Ortsgeschichte, der Volkskunde und Volkskultur im Bezug auf die Gemeinde Hollenstein.

 

§ 4: Der Gemeindearchivar von Hollenstein an der Ybbs:

 

(1) Der Gemeinderat bestellt ein Mitglied der Gemeinde Hollenstein an der Ybbs zum Gemeindearchivar.

(2) Diese Person muss dem Gemeinderat glaubwürdig sein Interesse und die Fähigkeit nachweisen, dass er zur Erfüllung der in § 3 dieser Ordnung geeignet und willens ist. Objektiv ungeeignete Personen sind abzuweisen.

(3) Der Gemeinderat entscheidet in welchem dienstrechtlichen Verhältnis der Gemeindearchivar zur Gemeinde steht und beendet dies, wenn der Gemeindearchivar seinen Austritt schriftlich erklärt oder wegen Pflichtverletzung auf Antrag des Bürgermeister vom Gemeinderat abgesetzt wird. Ist Gefahr im Verzug kann der Bürgermeister den Gemeindearchivar mit sofortiger Wirkung von seinem Amt entheben bis der Gemeinderat in der nächsten Sitzung endgültig entscheidet.

(4) Der Gemeindearchivar tritt auf Dauer seiner Bestellung dem Interessensverband der Archivare Österreichs (VÖA Verband Österreichischer Archivare) bei, wobei die Gemeinde die Kosten der Mitgliedschaft trägt.

(5) Der Gemeindearchivar muss innerhalb einer vom Gemeinderat festgesetzten Zeit einen Ausbildungskurs für Gemeindearchivare durch das Land Niederösterreich (Niederösterreichisches Landesarchiv) oder durch den VÖA besuchen, wobei die Kurskosten und Auslagen die Gemeinde trägt.

 

§ 5: Archivregister:

 

Das Gemeindearchiv Hollenstein an der Ybbs wirkt an der Erstellung des Archivregisters des Bundes gemäß § 4 Bundesarchivgesetz mit und übermittelt die entsprechenden Daten an das Österreichische Staatsarchiv in Wien sowie sorgt für deren laufende Aktualisierung.

 

§ 6: Übernahme und Vernichtung (Skartierung) von Unterlagen:

 

(1)    Alle Unterlagen, die bei der Gemeinde Hollenstein anfallen und nicht zur Registratur zählen, sind von der Gemeindeverwaltung auf Basis dieser Ordnung aus der Registratur auszusondern und dem Archiv zu übergeben. Dies muss spätestens 30 Jahre nach dem letzten datierbaren Eintrag in die einzelnen Unterlagen erfolgen. § 2 Z.1 bleibt hier unberührt.

(2)    Dies gilt auch für alle Unterlagen mit personenbezogenen Daten ausgenommen derjenigen, deren Speicherung nicht zulässig war.

(3)    Befindet sich Archivgut der Gemeinde Hollenstein in Händen Dritter, muss die Gemeinde denjenigen zur Übergabe an das Gemeindearchiv auffordern und bei günstiger Beweislage auf Herausgabe klagen.

(4)    Alle Unterlagen sind von den Dienststellen der Gemeinde im Original zu übergeben, elektronische Unterlagen sind in einer Form zu übergeben, die zum Zeitpunkt der Übergabe den allgemein anerkannten Regeln der Technik  entspricht und das Archiv übernehmen kann.

(5)    Mit den Unterlagen sind auch alle Behelfe und Findmittel dem Archiv in einer benutzbaren Form zu übergeben.

(6)    Die Archivwürdigkeit stellt der Gemeindearchivar bei Unterlagen der Gemeindeverwaltung immer in Zusammenarbeit mit derselben fest (Bewertung), in allen anderen Fällen nimmt er die Bewertung allein vor, muss jedoch vor jeder Vernichtung den Kulturausschuss davon benachrichtigen, der dies genehmigt oder ablehnt.

(7)    Vor einer Bewertung ist die Vernichtung von Unterlagen unzulässig.

(8)    Alle Unterlagen, die vor dem 1.1. 1956 entstanden sind, dürfen nicht mehr vernichtet werden. Diese Frist rückt ab Inkrafttreten dieser Ordnung jedes volle Jahrzehnt um zehn Jahre ab dem 1.1. 1956 vor.

 

§ 7: Schutzfristen:

 

(1)   Archivgut und Unterlagen der Registratur der Gemeinde Hollenstein unterliegen einer Schutzfrist von 30 Jahren, wenn nicht der Inhalt oder gesetzliche Regelungen eine längere Frist erfordern. Im Einzelfall kann der Bürgermeister bei wissenschaftlichen Projekten angesehener Institutionen unbeschadet des § 7 (5) auf Antrag nach sorgfältiger Prüfung und Hörung des Gemeindearchivars nach Beschluss des Gemeinderates die Frist um 10 Jahre verkürzen.

(2)   Das Datum der jüngsten inhaltlich datierbaren Bearbeitung ist gleichzeitig der Beginn der Schutzfrist.

(3)   Sind durch die Freigabe von Unterlagen gemäß § 7 (1) dieser Ordnung maßgebliche Interessen der Gemeinde Hollenstein an der Ybbs gefährdet und steht keine gesetzliche Regelung oder eine gerichtliche Verfügung dem entgegen, entscheidet der Gemeinderat über ihre Freigabe vor dem Wegfall der Gefährdung dieser Interessen.

(4)   Steht weder eine gesetzliche Regelung noch eine gerichtliche Verfügung dem entgegen kann der Gemeinderat unter Vorbehalt des § 7 (6) für besonders wichtige Unterlagen die Schutzfrist auf 50 Jahre verlängern.

(5)   Archivgut, das personenbezogene Daten im Sinne von § 1 Z. 1 des Datenschutzgesetzes 2000 enthält, unterliegt einer besonderen Schutzfrist, die erst mit dem Tode der betroffenen Person endet, es sei denn die Person stimmte schon zu Lebzeiten zu. Ist ein Todesjahr nicht feststellbar, endet die Frist 100 Jahre nach der Geburt. Ist auch das Geburtsjahr unbekannt, endet die Frist 80 Jahre nach der Entstehung des Archivgutes.

(6)   Die Schutzfristen gelten jedoch nicht für solches Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder gemäß den geltenden Gesetzen der Öffentlichkeit bereits zugänglich war.

 

§ 8: Deposita:

 

(1)    Den Bürgern von Hollenstein und juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechtes, die einen Sitz im Gemeindegebiet von Hollenstein haben, ist es gestattet, Archivgut von historischem, volkskundlichem und volkskulturellem Wert als „depositum“ unter Eigentumsvorbehalt im Gemeindearchiv zu hinterlegen. Die Entscheidung darüber obliegt dem Bürgermeister nach Anhörung des Gemeindearchivars.

(2)    Darüber ist ein schriftlicher Vertrag auszufertigen, dessen Kosten der Eigentümer des depositums zu tragen hat. Ausnahmen genehmigt der Bürgermeister. Der Vertrag hat

a. Ort und Datum der Übergabe,

b. den Namen des Übergebers samt seiner Adresse,

c. den Inhalt und die Bezeichnung des zu übernehmenden Archivgutes sowie

d. eine Erklärung zu Eigentumsrechten, allfälligen Urheberrechten, Geheimhaltungsvorschriften und Schutzfristen des zu übergebenden Archivgutes.

 

(3)    Die Gemeinde Hollenstein ermöglicht es anderen Gemeinden der Umgebung Archivgut in geordnetem und lagerungsfähigem Zustand unter Eigentumsvorbehalt in den Archivräumen gegen Entgelt zu lagern. Die dazu nötigen Vereinbarungen treffen die Organe der Gemeinde nach Hörung des Gemeindearchivars. Treffen beide Gemeinden keine entsprechenden Regeln für die Benutzung des fremden Archivguts, so gilt diese Ordnung.

 

 

§ 9: Nutzung von Archivgut:

 

(1)    Jedermann ist berechtigt, das nach § 7 dieser Ordnung freigegebene Archivgut einzusehen.

(2)    Sind Rechte Dritter betroffen (Datenschutz) oder öffentliche Interessen dabei gefährdet, kann die Benutzung eingeschränkt werden.

(3)    Werden Informationen aus dem Archivgut veröffentlicht, muss der Benutzer dem Gemeindearchiv kostenlos ein Belegexemplar zur Verfügung stellen. Erfolgt dies nicht kann der Bürgermeister auf Antrag des Gemeindearchivars denjenigen bis zur Erbringung des Belegexemplars von jeder Nutzung des Gemeindearchivs ausschließen.

(4)    Eine Nutzung ist zu untersagen, wenn

 

a. das Archivgut dadurch gefährdet wird oder nicht verfügbar ist,

b. das Archivgut nicht ausreichend erschlossen ist oder

c. für das Archiv dadurch ein unvertretbarer Aufwand entstehen würde sowie

d. wenn der Vertrag bei deposita eine Benutzung untersagt,

e. der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke hinlänglich erreicht werden kann.

 

(5) Eine Nutzung kann der Gemeindearchivar verweigern, wenn die Einsichtnehmende Person gegen die in § 10 dieser Ordnung aufgestellten Verhaltensregeln verstößt. Der Gemeindearchivar kann eine diesbezügliche Person des Archivs verweisen, muss aber davon unverzüglich den Amtsleiter davon verständigen, der im Einvernehmen mit dem Bürgermeister ein Benutzungsverbot ausspricht. Ist Gefahr im Verzug verweist der Gemeindearchivar unverzüglich diese Person aus dem Archiv.

§ 10: Verhaltensregeln im Archiv:

 

Im Gemeindearchiv Hollenstein gelten folgende Verhaltensregeln. Bei Betreten der Archivräume akzeptiert jeder Besucher diese Regeln:

 

  1. Außerhalb der Öffnungszeiten, die im Internet und im Gemeindeaushang veröffentlicht werden, ist ein Betreten des Archivs für unbefugte Personen verboten. Befugt sind nur der Bürgermeister, die Personen der Gemeindeverwaltung sowie der Gemeindearchivar.
  2. Das Betreten des Speicherraumes ist jedem Benutzer streng untersagt. Neben dem Gemeindearchivar dürfen nur der Bürgermeister und die Gemeindeverwaltung die Speicherräume ohne Erlaubnis durch den Gemeindearchivar betreten.
  3. Eigenmächtige Entnahme von Archivgut hat die sofortige Verweisung aus den Archivräumen zur Folge.
  4. Entnimmt der Bürgermeister oder Personen der Gemeindeverwaltung Archivgut, so muss derjenige dies im Entnahmebuch im Archiv eintragen. Der Eintrag muss enthalten: Laufende Nummer, Bezeichnung der Unterlage, Karton- und Faszikelnummer, Datum der Entnahme sowie die Unterschrift des Entnehmenden. Bei Rückgabe ist das Datum zu Vermerken und zu unterschreiben. Findbehelfe dürfen nicht aus dem Archiv entfernt werden, weshalb in der Gemeindeverwaltung immer ein Exemplar aufliegen muss.
  5. Die Archivalien dürfen nur unter besonderer Vorsicht benutzt werden.
  6. Eine Ausgabe der Archivalien erfolgt nur unter Vorweisung eines Lichtbildausweises sowie der Aufnahme der Personaldaten des Benutzers in das Benutzerbuch.
  7. Treten durch unsachgemäße Benutzung Schäden auf, haftet dafür der Benutzer.
  8. In den Archivräumen dürfen nur Bleistifte (keine Kugelschreiber, Füllfedern u. ä.), der eigene Computer, Schreibblöcke, Hefte und loses Papier verwendet werden. Alle anderen Besitztümer der Benutzer (Bücher, Mappen, Computertaschen u.ä.) haben in der Garderobe zu verbleiben. Für Wertsachen übernimmt die Gemeinde Hollenstein keine Haftung, sie müssen im Auto oder am Körper des Benutzers verbleiben.
  9. Kinder unter 8 Jahren dürfen aufgrund der von Archivalien ausgehenden Gefahren die Räume des Archivs nicht betreten.
  10. Taschen aller Art dürfen nicht mit in die Archivräume gebracht werden, Überbekleidung muss in der dafür vorgesehenen Garderobe verbleiben. Tiere dürfen in das Archiv nicht mitgenommen werden.
  11. Die Benutzung von Mobiltelefonen und Radios in den Archivräumen ist für Benutzer untersagt. 
  12. Vor und nach der Benutzung der Archivalien muss sich der Benutzer die Hände waschen, besonders gefährdetes Archivgut darf nur mit Baumwollhandschuhen angefasst werden.
  13. Berauschte oder schmutzige Personen dürfen weder das Archiv betreten noch Archivgut benutzen.
  14.  Personen, die den Gemeindearchivar beflegeln oder sonst belästigen, sind des Archivs zu verweisen. Dies hat der Gemeindearchivar unverzüglich dem Amtsleiter und dem Bürgermeister zu melden.
  15. Kranken Personen ist ebenfalls das Betreten der Archivräume zu verweigern.
  16. Das Archiv übernimmt keinerlei Haftung für Krankheiten und Allergien, die das Archivgut auslösen kann. Auf dies weist der Gemeindearchivar vor der Benutzung hin.
  17. Das Rauchen und hantieren mit offenem Feuer ist streng untersagt und hat die sofortige Verweisung aus den Archivräumen zur Folge.
  18. Nahrungsaufnahme (auch Kaugummi oder Zuckerl!) ist im Archiv strengstens untersagt und hat sofortige Verweisung aus den Archivräumen zur Folge.
  19. Unerlaubtes Fotografieren, Scannen und Filmen ist verboten und hat sofortige Verweisung aus dem Archiv zur Folge.
  20. Das Kopieren von Archivalien ist nur dem Gemeindearchivar, dem Bürgermeister und den Organen der Gemeindeverwaltung gestattet. Bei Archivalien, die älter als 100 Jahre sind, muss der Gemeindearchivar hinzugezogen werden. Ganze Bestände dürfen nicht durchkopiert werden.

 

§ 11: Benutzungs- und Vervielfältigungentgelte:

 

(1) Die Benutzung des Archivgutes des Gemeindearchivs Hollenstein im Rahmen der Öffnungszeiten ist kostenlos.

(2) Eine Beratung durch den Gemeindearchivar in den Archivräumen gemäß § 3 (3) ist nach 30 Minuten kostenpflichtig mit 25 EURO pro begonnener halben Stunde.

(3) Für Gemeindebürger und juristische Personen mit dem Sitz in der Gemeinde Hollenstein an der Ybbs erstreckt sich die kostenlose Beratungsdauer auf 1 Stunde.

(4) Der Gemeindearchivar kann diese Gebühr erlassen, wenn besondere Umstände vorliegen (Schüler, Pensionisten mit Mindestpension, Personen, die sich um die Gemeinde besonders verdient gemacht haben usw.). Auskünfte im Rahmen der gesetzlichen Amtshilfe sind immer kostenlos.

(5) Ermöglicht eine andere Institution dem Gemeindearchiv Hollenstein eine kostenlose Benutzung (Archive, Bibliotheken usw.) entfällt für diese Institution ebenfalls die Gebühr (Gegenseitigkeit).

(6) Fotografieren oder Scannen von Archivalien darf nur der Gemeindearchivar. Das Speichermedium ist selbst mitzubringen. Pro Scan ist 10 Cent zu verrechnen.

(7) Eine Veröffentlichung in einem Druckwerk oder in elektronischer Form muss der Bürgermeister vorher schriftlich genehmigen. Pro Archivalie ist dafür 15 EURO Gebühr zu verrechnen, die der Gemeinde vor der Veröffentlichung lastenfrei überwiesen werden müssen. Wie in § 4 kann der Gemeindearchivar dem Bürgermeister vor der Veröffentlichung vorschlagen, die Gebühr zu erlassen. Die Gemeinde kann bei Zuwiderhandlung gerichtlich dagegen vorgehen. Der Gemeinde ist ein kostenloses Belegexemplar zu übermitteln.

(8) Ist dies eine Veröffentlichung der Gemeinde, eines Organs einer österreichischen Landesregierung oder eines Organ des Bundes, kann die Gemeinde von einer Gebühr absehen.

(9) Für gesetzeswidrige Druckwerke und elektronische Medien oder solche die gegen die guten Sitten verstoßen, dürfen Archivalien des Gemeindearchivs Hollenstein nicht verwendet werden. Bei Zuwiderhandlung erfolgt Klage auf Unterlassung und Schadenersatz.

Für die Kopie von Archivalien ist dem Benutzer 10 Cent pro Kopie zu verrechnen.

 
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